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Veränderungen brauchen Struktur

30. Januar 2017

Veränderungen brauchen Struktur. Sie stören die Routine und wirken sich damit nachteilig auf die Produktion aus. Veränderungen sind oftmals ein rotes Tuch. Häufig ist unklar, was zu tun ist. Der Faktor Mensch spielt dabei eine entscheidende Rolle, denn die Wechselwirkung zwischen Organisation und Mensch muss berücksichtigt werden.

Wie Unterstützung aussehen kann und welche Aspekte in der Beratung eine Rolle spielen können, ist immer individuell und vom Veränderungsvorhaben abhängig. Auch der Reifegrad der Organisation/des Unternehmens und die aktuelle Situation (Wachstum oder Stagnation) spielen eine große Rolle.

Nachfolgend sind die klassischen Phasen, die standardmäßig durchlaufen werden, dargestellt. Die Unterpunkte sollen ein besseres Verständnis zur Vorgehensweise und Strukturierung vermitteln.

1. Phasen Einstieg und Mobilisierung

In diesen Phasen werden durch das Management die entscheidenden Weichen für den Erfolg der Initiative gestellt. Entscheider werden aktiviert. Das Kernteam, welches die Veränderung treibt, wird gebildet und der Fahrplan entwickelt.

Verstehen der Situation des Unternehmens/der Organisation und Herausarbeiten der Handlungsnotwendigkeit bzw. der Problemstellung. Was genau soll sich verändern?

  • Klares Herausarbeiten was das IST und was das SOLL ist.
  • In dieser Phase sind unterschiedliche Perspektiven und weitergehende Analysen hilfreich.
  • Gibt es ein klares Bild von der Zukunft? Ggf. ist eine neue Vision zu definieren.
  • Gibt es eine starke Koalition im Management für diese Veränderung? Wie werden die mittleren Führungskräfte mobilisiert?
  • Wie ist die Organisation auf die notwendigen Veränderungen vorbereitet? Gibt es Erfahrungen mit Veränderungen und welcher Art sind sie?
  • Wer sind die Stakeholder und wie ist das jeweilige Interessen an den notwendigen Veränderungen?
  • Wer soll in das Change-Team integriert werden? Aufstellung eines Projektteams.
  • Wie sieht der grobe Fahrplan aus? Entwicklung eines Projektplans.
  • Und nicht zu vergessen: wie sieht die Change-Kommunikation aus? Welche Inhalte (Change Story) sind zu welchem Zeitpunkt an wen und durch wen zu kommunizieren?

2.    Phasen Diagnose, Design und Feedback

In diesen Phasen erarbeiten die Kenner der Organisation ein gemeinsames Bild von der Zukunft, sowie mögliche Lösungsansätze und wertvolle Erkenntnisse für den folgenden Veränderungsprozess. Am Ende dieser Phasen ist die Lösung definiert und theoretisch verprobt.

  • Analyse des genauen Veränderungsumfangs, welche Bereiche/Funktionen sind betroffen, was soll sich verändern? Analyse der Wechselwirkungen mit Blick auf alle Organisations-Dimensionen.
  • Systematisches Erarbeiten und Bewerten von Lösungsansätzen mit entsprechend geeigneten Methoden.
  • Definition von Designkriterien für Struktur- und/oder Prozessveränderungen (Makro- und Mikrodesign).
  • Rückkopplung mit Key-Stakeholdern, sowie flankierende Management- und Projektmeetings, auch als kontinuierlicher Teil des Stakeholder-Managements.
  • Entscheidung für die Lösung und damit Auftakt für die nächste Phase.
  • Und nicht zu vergessen: Kommunikation, Information, Dialoge, Beteiligung, Reflexion …

3. Phasen Aktionsplanung, Realisierung und Evaluation

In diesen Phasen geht das Veränderungsvorhaben in die Umsetzung. Kernelemente sind neben der nun notwendigen Breiten-Kommunikation die sorgfältige Planung und die Umsetzung von Change-Aktivitäten. In diesen Phasen sind alle Betroffen spätestens nun auch zu beteiligen.

  • Change-Kommunikation, vom Einzel-Führungsdialog bis zur Großgruppenveranstaltung, ggf. sind Change-Trainings für Führungskräfte und Change-Agenten geboten.
  • Systematische Steuerung durch Projektmanagement, insbesondere die Projekt-Struktur-Planung und das Projektcontrolling sind nun wichtig.
  • Ressourcen/Budget für die Initiierung der Veränderung sind erforderlich, z.B. für Prozess- und/oder Strukturveränderungen, Trainingsmaßnahmen für neue Tools, Workshops zur Abstimmung interner Schnittstellen, Personalauswahl, Teamentwicklung u.a.
  • Generieren von Quick Wins und Steigerung des Momentums der Veränderung
  • Kommunikation und möglichst breite Beteiligung zur Stabilisierung der Veränderung, für Transparenz sorgen
  • Geeignete Feedback-Mechanismen etablieren und ggf. Anpassen der Planung
  • Verankerung der Veränderung in der DNA/der Kultur des Unternehmens/der Organisation, sowie Lessons Learnt
  • Abschließende Maßnahmen und Beendigung des Projektes. Weiter notwendige Maßnahmen werden in die Linienorganisation überführt.

4. Weitere wichtige Aspekte

  • Grundsätzlich bieten wir an, durch Know-how Transfer die zu beratende und unterstützende Organisation zum Managen von Veränderungen zu befähigen. Zum Beispiel durch Schulung und Unterstützung der Führungskräfte und/oder der internen Changemanager.
  • Arbeitsrechtliche Aspekte können eine große Rolle spielen und die Initiative maßgeblich beeinflussen. Auch hier verfügen wir über weitgehende Kenntnisse und Erfahrungen in der Ausgestaltung der Mitbestimmung und der Einbeziehung ihres Betriebsrats.
  • Ein weiterer Beratungsgegenstand kann oftmals das Personalmanagement sein. Insbesondere in Zeiten von Veränderungen zeigt sich, welche Führungs- und Personalmanagement-Aspekte ebenfalls Veränderungsbedarf haben. Hier kann unser langjährige Expertise in den Feldern der Personal- und Führungskräfteentwicklung, sowie Expertise in Personalorganisationen unterstützen.